QUI SOMMES-NOUS ?

L’Université Catholique de Lyon (UCLy) recrute pour son pôle facultaire économie et gestion un(e) Assistant(e) d’Institut.

Dans le cadre d’un remplacement, il (elle) traitera à l’accueil téléphonique et physique des personnels et étudiants et effectuera des opérations administratives et de gestion courante en lien avec la responsable hiérarchique (Responsable Administrative Universitaire).

Mission générale :

• Accueil physique et téléphonique,
• Contribuer à la qualité de la vie étudiante et associative de l’ESDES,
• Apporter un soutien administratif opérationnel à la RAU et à l’équipe administrative RAU.

Attributions spécifiques :

ACCUEIL

• Gérer les appels entrants et l’adresse mail d’Accueil en général,
• Gérer les commandes de reprographies pour les enseignants vacataires et les administratives (Commande, réception et tri des différents travaux de reprographie en lien avec le service reprographie et les Moyens Généraux de l’université),
• Gérer les demandes (Tickets GLPI) auprès du service des Moyens Généraux (DMG) ou/et du service des Systèmes Informatiques (DSI) à la demande des services administratifs (Ex : Établissement des QR codes pour accès à l’école, réservation et prêt de matériel,
•  Réceptionner, distribuer, affranchir les courriers,
• Collecter et transmettre les informations nécessaires à la communication de l’Institut/École.

ADMINISTRATIF

• Réaliser des tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers divers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage documents, etc…),
• Constituer des dossiers administratifs de certains salariés (Compilation des éléments contractuels et des documents annexes), les renseigner et les valider sur le logiciel ATLAS,
• Gérer les contrats de travail des surveillants et des ambassadeurs en lien avec les services concernés,
• Réaliser et assurer le suivi des relances de premier niveau sur les dossiers administratifs,
• Gérer les fournitures diverses et les commandes,
• Contribuer et formaliser les processus administratifs en lien avec la RAU,
• Participer aux réunions de service et réaliser le compte rendu,
• Participer à l’amélioration continue du service.

Formation :

Bac+2 de type BTS assistant(e) de gestion ; expérience dans le domaine universitaire ou scolaire serait un plus.

Profil :

• Excellente maîtrise des outils informatiques (pack office) et appétence à l’utilisation de différents logiciels ou applications,
• Sens de l’accueil et capacité d’adaptation aux différents publics, bon relationnel,
• Sens de l’organisation, rigueur, autonome et esprit d’initiatives,
• Capacité à travailler en équipe,
• Anglais professionnel courant.

Outils spécifiques :

Utilisation des logiciels ATLAS (gestion pédagogique), ADE SOFT (logiciel de planification).