Dans le cadre d’un remplacement, l’ESQESE, l’école de la transition environnementale et du QSE de l’UCLy, recrute un(e) Assistant(e) d’Institut qui travaillera en collaboration étroite avec les Directeurs Pédagogiques et la Directrice de l’Ecole.

Principales missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’école, gérer la messagerie générale de l’école ;
• Réaliser des tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, commandes, archivage de documents…);
• Assurer l’accueil des étudiants et des enseignants;
• Planifier les enseignements ;
• Gérer administrativement la scolarité des étudiants (admissions, inscriptions, saisie des notes et des absences, organisation des soutenances…);
• Organiser les examens et les jurys;
• Assurer la gestion financière des scolarités des étudiants (facturation, encaissement);
• Participer à la démarche qualité.

Ces tâches seront susceptibles d’être complétées par des missions d’appui à l’équipe administrative de l’ESQESE en fonction des besoins de l’Ecole.

Profil et compétences

• Rigueur, efficacité, organisation ;
• Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d’initiative ;
• Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux différents publics;
• Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP…);
• Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels.
• Formation : Bac + 2 avec expérience