La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute dans le cadre d’un remplacement pour la Licence d’Histoire un(e) Assistant(e) d’Institut à temps partiel (80% d’un temps plein). Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce collaborateur aura pour principales fonctions :
Principales fonctions :
- Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) : apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants,
- Assurer la transmission de l’information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques…),
- Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l’UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
- Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants,
- Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc…
- Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc…
- Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,
- Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
- Préparer et suivre des réunions d’information et réaliser des comptes rendus,
- Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
- Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
- Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
- Gérer la billetterie des activités culturelles,
- Gérer les emplois du temps,
- Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
- Gérer les bulletins de note,
- Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations,
- Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la Qualité.
- Communication et coordination avec les équipes pédagogiques
Profil :
- Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
- Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités,
- Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
- Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais))
Formation : Bac + 2, avec ou sans expérience
Indice plancher du poste : 380, niveau UDESCA C, employé qualifié II
Durée du temps de travail : temps partiel (80% d’un temps plein soit 4 jours de travail par semaine)
Poste à pourvoir : Dès que possible (à compter du 1er Juin 2023)
DATE LIMITE DU DEPOT DES CANDIDATURES : 01/06/2023 Pour tout renseignement complémentaire s’adresser à : Madame Eliane TAMIN, R.A.U de la Faculté de Lettres et Langues