Dans le cadre d’un remplacement et d’une réorganisation de l’Unité de Recherche, en collaboration avec le Directeur du Collège Doctoral et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et à la Directrice, l’Assistant(e) de Direction est un(e) collaborateur(trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s’adapter en fonction de la période de l’année universitaire. Il/Elle collabore également avec tout le personnel d’appui à la Recherche de l’Unité.

Les fonctions de l’Assistant(e) de direction peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l’UR.

Missions et activités

Assister la direction dans la gestion de l’ensemble des projets portés par l’Unité de Recherche.

Dans le contexte de la Direction de l’Unité de Recherche :

• Assurer un rôle d’interface entre la direction et les différents services,
• Participer à la préparation de dossiers, aux demandes transverses et à la gestion de la communication interne et externe,
• Rédiger des bilans, comptes rendus, des synthèses, des notes,
• Organiser et coordonner les activités (agenda, planning, contacts, déplacements) du Directeur de l’UR et de la RAU,
• Être le relai et un soutien à la RAU pour le suivi budgétaire,
• Apporter un soutien logistique lors des évènements de l’UR.
• Apporter un soutien opérationnel à la Directrice de l’UR et à la RAU dans la gestion des projets transversaux, stratégiques.

Dans le contexte de la direction du Collège Doctoral :

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable,
• Gérer des bases de données, collecter et mettre à jour des informations, organiser le classement et l’archivage des dossiers,
• Planifier et organiser les instances du collège doctoral: bureau, conseil scientifique, commission du prix de la thèse,
• Rédiger des comptes rendus, des synthèses, des notes,
• Récolter et mettre en forme les documents du service (plaquettes, livrets, documentations, affichages, etc.) en lien avec l’équipe en appui à la recherche ou les services concernés,
• Prendre en charge l’organisation logistique des évènements (colloques, journées d’études, séminaires, ateliers, semaine méthodologique),
• Gérer les ordres de mission, les déplacements et les notes de frais,
• Vérifier les éléments (factures, etc.) nécessaires au suivi budgétaire. Assurer le suivi des dossiers de bourses des doctorants,
• Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs d’activités du service à partir des données collectées.

Profil et compétences

• Loyauté, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l’institution,
• Esprit d’équipe (qualité de la relation, flexibilité des missions),
• Capacité à gérer les priorités, à relayer l’information,
• Rigueur, efficacité, autonomie, diplomatie,
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Coordonner et organiser des réunions et événements,
• Sens de l’accueil physique et téléphonique et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Bonne connaissance de l’environnement universitaire,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint…),

Formation : Titulaire d’un bac+4, ou d’un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire.