Dans le cadre d’une création de poste de l’Unité de Recherche, en collaboration avec les responsables de groupes de recherche et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et à la Directrice de l’UR, l’Assistant(e) d’Institut est un(e) collaborateur(trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s’adapter en fonction de la période de l’année universitaire. Il/Elle collabore également avec tout le personnel d’appui à la Recherche de l’Unité.

Les fonctions de l’Assistant(e) d’Institut peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l’UCLy.

Missions et activités

Elle/il apporte une assistance administrative aux groupes de recherche (GR) de l’UR et aux événements de recherche en propres à l’UR

• Réserver des salles pour les séminaires de groupe ou des réunions de recherche,
• Assister les déplacements des enseignant(e)s-chercheur(e)s des GR,
• Prendre en charge l’organisation logistique des évènements scientifiques des GR,
• Suivre les factures et des dépenses liées aux activités des GR,
• Suivre le volet administratif de l’accueil des chercheur(e)s invité(e)s des GR,
• Gérer des bases de données, collecter et mettre à jour des informations, organiser le classement et l’archivage des dossiers,
• Rédiger des comptes rendus, des synthèses, des notes,
• Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs d’activités du service à partir des données collectées.

Profil et compétences

• Loyauté, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l’institution,
• Esprit d’équipe (qualité de la relation, flexibilité des missions),
• Capacité à gérer les priorités, à relayer l’information,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Coordonner et organiser des réunions et événements,
• Sens de l’accueil physique et téléphonique et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Intérêt pour l’environnement universitaire,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint…),

Formation : Titulaire d’un bac, ou d’un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire