Dans le cadre d’un surcroît d’activité, la Faculté de Théologie recrute un(e] Assistant(e] d’institut qui travaillera en collaboration étroite avec les directeurs pédagogiques et la direction.

PRINCIPALES ACTIVITES :

Administration des formations – Diplômes d’Etat (Licence et Master) :

• Assurer l’accueil et la transmission d’informations pour les étudiants, les enseignants et les partenaires en direct, par mail et par téléphone,
• Paramétrer la formation sur Atlas,
• Gérer la scolaritésur Atlas : inscription administrative, pédagogique et financière, examens, notes, diplômes
• Vérification des données d’inscription avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,

Activités diverses :

• Assurer la planification des cours de l’ensemble des formations dans ADE/Atlas
• Gérer les évaluations des enseignements (S1 et S2) via Sphinx
• Prendre en charge l’organisation d’événement/réunions diverses (contact participants, prestataires, logistique…)
• Gérer les dossiers de bourses Fondation de France, en lien avec la commission de bourses et la RAU
• Soutenir les assistantes de la faculté dans la gestion des différentes formations, en particulier lors des périodes les plus chargées de l’année (inscriptions)

Tâches courantes de secrétariat :

• Organiser le tri, le classement et l’archivage de documents et dossiers
• Créer et mettre à jour des listes et tableaux de suivi
• Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
• Etablir des ordres de mission et saisir des notes de frais dans emouv
• Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences

• Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
• Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d’initiative ;
• Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux différents publics ;
• Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
• Excellentes capacités rédactionnelles,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique de travail [Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP…) ;
• Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels

Formation : Bac+ 2 / Bac+3 avec expérience