Dans le cadre d’une création de poste à la Faculté de Droit et d’Etudes Politiques Européennes et Internationales, en collaboration avec le Directeur de l’Institut Droit des Affaires et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et au Doyen, l’Assistant(e) de Direction est un(e) collaborateur (trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s’adapter en fonction de la période de l’année universitaire. Il/Elle collabore également avec les directeurs pédagogiques, les Vice-Doyens et le personnel.

Les fonctions de l’Assistant(e) de direction peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l’UCLy.

Missions et activités

Suivi de l’application concrète des décisions de la direction.

Dans le contexte du Département et de la Faculté :

• Polyvalent(e), il/elle assure un rôle d’interface entre la direction et les différents services,
• Il/Elle participe à la préparation de dossiers, aux demandes transverses et à la gestion de la communication interne et externe. Ce poste demande de l’organisation, de la diplomatie et la prise de certaines décisions,
• Centraliser des informations, en faire la synthèse avant transmission,
• Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, mise en forme de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, …),
• Gérer / saisir les notes des frais des intervenants extérieurs (après validation),
• Être le relai des devis / factures fournisseurs pour le suivi budgétaire.

Dans le contexte de la scolarité des formations :

• Assurer l’accueil du public (étudiants, intervenants),
• Gérer administrativement la scolarité des étudiants (inscriptions, saisie des notes, traitement des feuilles d’émargement, suivi des absences…). Accompagner les apprenants dans les demandes de financement,
• Organiser les rentrées / Organiser les examens et les jurys,
• Assurer la gestion financière des étudiants (facturation, encaissement…),

Profil et compétences

• Loyauté, discrétion, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l’institution,
• Anglais écrit/oral obligatoire,
• Esprit d’équipe,
• Capacité à gérer les priorités, à relayer l’information,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Coordonner et organiser des réunions et événements,
• Sens de l’accueil physique et téléphonique et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Bonne connaissance de l’environnement universitaire,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint…),
• Anglais C1/C2.

Formation : Bac + 2 de type BTS