Assurer la gestion de la scolarité des formations pour les étudiants en échanges et du Bachelor in Business International track dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Principales missions :

Programme Bachelor, International Track en liens avec Service Scolarité Entrants :

Gérer en équipe et en collaboration avec l’équipe programme, la scolarité et l’administration pédagogique de promotions d’étudiants :

• Gestion des dossiers de réinscription des étudiants (initial et/ou alternance),
• Assurer le contact quotidien,la transmission d’informations et de documents pour les étudiants,
• Constituer les groupes d’étudiants en début d’année,
• Préparer les réunions de rentrée,
• Gérer l’édition et la remise des cartes étudiants,
• Organiser la formation sur le plan logistique : organisation des évaluations en lien avec la direction des programmes, organisation des surveillances, récupération des sujets et des supports, saisie des notes d’examen et vérification de la saisie des notes de contrôle continu, organisation des rattrapages,
• Gestion des juryspédagogiques et/ou de diplomation : vérification des listes étudiants, vérification des notes, préparation du calendrier des jurys et remises de notes, préparation des tableaux pour délibération, rédaction des PV, édition et diffusion des bulletins, remise des diplômes,
• Gérer les absences et les émargements : préparer les fiches d’émargement, contrôler et archiver les fiches, vérifier la saisie des absences par les enseignants, récupérer les justificatifs d’absence, saisir les absences dans le livret électronique des alternants, diffuser les informations à la direction des programmes,
• Générer des extractions nécessaires au bon fonctionnement d’autres services.

Programme Exchange (BCIE, BCIF, Double diplôme) en liens avec Service International

• Gérer et s’assurer de l’inscription des étudiants dans Atlas (formation, groupes, cours, …),
• Saisir les absences et les justificatifs,
• Répondre aux questions des professeurs concernant les absences et notes,
• S’assurer de la bonne saisie des notes et éditer les bulletins,
• Editer les certificats de scolarité BCIE et BCIF,
• Gestion des cartes étudiants,
• Organiser et participer aux journées d’intégration et d’orientation pour les étudiants en échange,
• Informer la responsable internationale des incohérences éventuelles de paramétrage sur ATLAS,
• Transmettre les certificats (Remise en main propre ou DHL) aux étudiants en Double diplôme,
• Organiser les examens et les rattrapages,
• Organiser et surveiller les examens pour les étudiants en échange en situation de rattrapage dans leur université d’origine,
• Facturer et relancer les étudiants,
• S’assurer du respect du règlement pédagogique.

Profil

• Formation Bac + 2 minimum,
• Maîtrise de l’anglais exigée (B2 minimum) ,
• Intérêt pour l’administratif, l’interculturel, et l’enseignement supérieur,
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams),
• Rigueur, gestion des priorités et sens de l’organisation,
• Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe,
• Capacité d’écoute et d’adaptation,
• Sens de l’accueil (étudiants, enseignants et partenaires).