Dans le cadre d’un remplacement, l’AFPICL recrute un(e) Responsable Administratif (tive) Universitaire, en charge des dossiers administratifs et financiers du Pôle Sciences Economiques & Gestion.

Sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire Général, le (la) RAU travaille en collaboration avec le Doyen / Directeur de l’ESDES.

MISSIONS PRINCIPALES

1/ Ressources humaines :

• Coordonner une équipe de 52 personnels administratifs rattachés fonctionnellement aux directions de l’ESDES (participer au recrutement du personnel administratif, identifier les évolutions et besoins du pôle, mettre en place des procédures internes, gérer les temps de travail et les absences) et 2 collaborateurs qui lui sont rattachés directement,
• Élaborer les charges d’activités des enseignants et enseignants chercheurs en lien avec le Doyen et la Direction académique; suivre au niveau administratif et financier les charges annuelles d’activité des enseignants permanents (65), des vacataires (350) des surveillants, (45) des étudiants tuteurs, des ambassadeurs et du personnel administratif de l’ESDES pour l’élaboration et le suivi des contrats de travail et des avenants,
• Assurer la gestion administrative des enseignants et des administratifs de l’ESDES.

2/ Gestion Financière :

• Assister le Doyen / Directeur et les directions de l’ESDES pour des missions permanentes ou ponctuelles (montage de dossier administratifs et financiers) et les décharger de la gestion administrative de certains dossiers,
• Participer à l’élaboration des plans d’activité (chiffrage, préparation des données …) ainsi qu’à l’élaboration et au suivi du budget en application des orientations définies dans le plan d’activité et la lettre de cadrage, en lien avec le contrôle de gestion et le Doyen,
• Assurer le suivi des frais de fonctionnement et les révisions budgétaires en lien avec le contrôle de gestion,
• Vérifier les factures, valider les paiements et en assurer le suivi,
• Élaborer et faire vivre des tableaux de bord, des statistiques,
• Alimenter le système d’information de gestion de la scolarité,
• Contrôler le suivi financier des inscriptions/réinscriptions dans le respect des procédures, de facturation des alternants, des encaissements étudiants/entreprises et OPCO, et suivre le recouvrement des impayés.

3/ Autres missions

• Participer aux instances institutionnelles et en lien avec les services de l’UCLy à la mise en place de projets ou de procédures administratives, informatiques et logistiques.
• Assurer l’interface avec les services centraux de l’UCLy dont il (elle) est l’interlocuteur (trice) privilégié(e)

PROFIL

• Rigueur, sens des priorités, diplomatie et adaptabilité aux différents interlocuteurs et diversités institutionnelles,
• Autonomie et implication, sens de l’engagement,
• Bonnes connaissances en contrôle de gestion et suivi budgétaire,
• Capacité à manager une équipe, et à travailler en mode projet,
• Excellente maîtrise des outils informatiques et appétence à l’utilisation de différents logiciels (ATLAS, ADE, SYNERGIE, CEGID, EMOUV …).

Formation : De Bac +5 ou expérience équivalente