L’ESTRI recrute un(e) Attaché(e) de Direction à temps complet dans le cadre du remplacement d’une collaboratrice. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de l’ESTRI, ce collaborateur aura pour principales fonctions :
MISSION PRINCIPALE, FINALITE : Assister la Directrice de l’École dans la gestion de l’ensemble des projets portés par la direction générale.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES :
Gestion administrative :
- Contrôler et assurer le traitement administratif des dossiers étudiants en conformité avec les programmes d’études et le règlement pédagogique,
- Suivre le bon déroulement des inscriptions des étudiants / apprenants / alternants (administratifs et financiers),
- Garantir la fiabilité et l’exactitude des données dans le système de gestion de la scolarité,
- Manager fonctionnellement les assistant(e)s d’institut en assurant une homogénéité des tâches selon le calendrier des événements de l’institut,
- Assurer la coordination du service administratif avec les équipes encadrantes,
- Organiser et animer des réunions de travail ou d’information,
- Hiérarchiser et établir des priorités d’actions,
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’unité,
- Identifier les améliorations organisationnelles à prévoir pour l’ensemble de l’école et à mettre en place en lien avec la Directrice,
- Mettre en place des procédures pour une meilleure organisation,
- Être force de proposition dans l’évolution des méthodes de travail,
- Rattacher les enseignants aux cours dans synergie,
- Préremplir les charges d’activités de l’année N+1 des enseignants dans synergie,
- Extraction et envoi des charges prévisionnelles d’activité aux enseignants pour l’année N+1 pour signature,
- Gestion des échanges avec les enseignants dans le cadre de la finalisation des charges d’activité,
- Une fois les charges prévisionnelles d’activité validées, communiquer les données à l’Assistante, de direction de la RAU pour contrôle, validation de la charge et traitement administratif et RH.
Appui à la Direction :
- Apporter un soutien opérationnel à la direction dans la gestion des projets transversaux, stratégiques,
- Préparer et suivre les dossiers de la direction de l’école,
- Participer à la réalisation des plans d’actions des projets de la direction,
- Organiser et coordonner les activités (agenda, planning, contacts) de la directrice,
- Organiser les déplacements professionnels de la directrice
- Préparer, organiser et participer aux instances de gouvernance de l’ESTRI,
- Rédiger des bilans, comptes rendus, des synthèses, des notes,
- Entretenir et développer les contacts avec les réseaux (administrations, établissements partenaires.)
- Accueillir et orienter la personne vers le bon interlocuteur / lieu / service,
Suivi de l’activité :
- Communiquer les informations de la direction vers les services de l’ESTRI,
- Préparer et assurer le suivi administratif des dossiers (contrats, conventions, devis, factures, budget),
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers,
- Vérifier les éléments nécessaires au suivi budgétaire,
- Renseigner les tableaux de bord (de suivi), indicateurs des activités du service à partir des données collectées,
- Contribuer à l’organisation des évènements du service (communication, planning, logistique, partenariats),
- Conduire des projets simples.
Profil :
- Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
- Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités,
- Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
- Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais).
Formation : Bac +3 minimum avec expérience
Indice plancher du poste : 456, Agent de Maîtrise, UDESCA D
Durée du temps de travail : CDI, temps complet
Poste à pourvoir : à compter du 01/09/2023
Les candidats salariés de l’AFPICLsont invités à retirer un dossier de candidature au Service des Ressources Humaines ou sur l’intranet salarié (Espace RH > mobilité).
DATE LIMITE DU DEPOT DES CANDIDATURES : 13/07/2023
Pour tout renseignement complémentaire s’adresser à : Madame Eliane TAMIN, R.A.U de la Faculté de Lettres et Langues, au poste 68.73