L’Institut de Langue et de Culture Françaises du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute un(e) Assistant(e) d’Institut à temps plein. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de l’ILCF ainsi qu’à l’Attachée d’Administration Universitaire (A.A.U.).
Principales missions :
- Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) des apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants, etc…,
- Assurer la transmission de l’information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition de statistiques…),
- Assurer la veille relative aux séjours des étudiants internationaux : démarches administratives, réglementation, vie de l’université en lien avec l’International Student Desk (ISD),
- Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l’UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
- Gestion des rentrées universitaires (préparation des tests de niveaux, commande prévisionnelle et réception des documents de rentrée, organisation avec la Direction des temps de rentrée, …),
- Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des apprenants,
- Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc…,
- Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc…,
- Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,
- Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
- Préparer et suivre des réunions d’information et réaliser des comptes rendus,
- Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
- Assister l’AAU sur divers dossiers administratifs,
- Suivre, contrôler la réalisation et assurer le reporting de certaines actions,
- Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des examens, des réunions, salons et diverses manifestations,
- Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la qualité.
Profil :
- Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
- Rigueur, efficacité, organisation, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités,
- Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
- Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l’Anglais (niveau B2 – C1 requis), la maîtrise d’autres langues étrangères sera appréciée,
- Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels : Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais) / une formation en interne sera programmée,
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels,
- Capacité à travailler en équipe.
Formation : Bac + 2, avec ou sans expérience
Indice plancher du poste : 380, niveau UDESCA C, employé qualifié II
Durée du temps de travail : temps complet Poste à pourvoir : dès que possible
DATE LIMITE DU DEPOT DES CANDIDATURES: 01/06/2023
Pour tout renseignement complémentaire s’adresser à : Madame Eliane TAMIN, R.A.U de la Faculté de Lettres et Langues, 04.72.32.72.32, etamin@ucly.fr.