Dans le cadre d’un renfort pour porter des projets transversaux, le Secrétariat Général et les Vice-Rectorat Formation Vie Académique et Vie Etudiante et Transition Socio-Ecologique, Qualité et Relations avec l’Enseignement Catholique recrutent un(e) un(e) assistant(e) d’institut à mi-temps H/F en CDI.

La mission comportera les principales tâches suivantes :

Appui à la direction, secrétariat :

• Réaliser des tâches courantes de secrétariat,
• Constituer et organiser les dossiers nécessaires à la bonne conduite des réunions,
• Participer à la logistique des événements des services,
• Filtrer et rediriger les appels,
• Saisir et mettre en page de documents,
• Réaliser la comptabilité du service, assurer le suivi des factures, justifier les dépenses,
• Procéder aux commandes de fournitures administratives et auprès des services supports,
• Organiser le tri, le classement et l’archivage de documents et dossiers (papier & numérique),
• Affranchir et suivre le courrier,
• De manière générale, assister la chargée de mission Direction sur le plan administratif et logistique.

Organiser les déplacements et les réceptions :

• Établir les ordres de missions,
• Procéder aux réservations, en particulier via l’application Emouv en ce qui concerne les déplacements et via les tickets appropriés en ce qui concerne les réservations de services internes,
• Suivre les aspects logistiques des déplacements et des réservations réalisées,
• Gérer les frais professionnels.

Communication :

• Mettre à jour des contenus sur le site internet et l’intranet en lien avec la chargée de mission Direction et le service communication.

Profil :

• Relationnel et adaptabilité,
• Sens du service,
• Fiabilité et confidentialité,
• Persévérance et curiosité,
• Rigueur et organisation,
• Maîtrise des outils bureautiques,
• Bonne orthographe.

Formation : BAC+2 minimum