Dans le cadre d’un remplacement, l’ESQESE, l’école de la transition environnementale et du QSE de l’UCLy, recrute un/une Assistant(e) d’Institut Relations Entreprises en CDI temps partiel.

Missions et activités

1. Réaliser un support administratif et technique auprès du Chargé de Relations Entreprises

• Support administratif : enregistrer et archiver des documents (fiches missions, conventions de stage, contrats d’alternance…), administrer des process (mise en place des missions en entreprise, diffusion d’offres de stage, alternance et emploi…),
• Support logistique et technique : concevoir et gérer des formulaires, éditer des conventions et contrats de formation, extraire des statistiques, préparer l’accueil et la logistique des événements entreprise et des sessions de formation continue.

2. Informer et orienter

• Assurer le traitement de 1^er niveau des demandes d’information concernant les missions en entreprise, auprès des étudiants, des entreprises et des partenaires de l’ESQESE, par mail et téléphone,
• Accompagner les étudiants dans leur recherche de missions en entreprise (suivi des démarches, conseils de 1^er niveau…),
• Solliciter entreprises, alumni et partenaires pour contribuer à la vie de l’ESQESE (jurys, évènements entreprises…),
• Contribuer à la rédaction et à l’envoi de la newsletter aux entreprises et partenaires.

3. Gérer la base de données entreprises, alumni et partenaires

• Gérer des bases de données importantes sous Excel,
• Réaliser et analyser les enquêtes d’insertion professionnelle auprès des alumni,
• Renseigner, qualifier et mettre à jour les bases de données,
• Extraire les données selon les besoins (envoi mailing et newsletter, sollicitations téléphoniques ciblées…).

4. Assurer l’assistanat

• Assurer des taches courantes d’assistanat,
• Assurer le reporting de ses activités.

5. Contribuer à la vie de l’ESQESE

• Contribution ponctuelle à l’organisation d’événements de l’ESQESE (remise des diplômes, journée teambuilding de rentrée…),
• Appui ponctuel aux tâches de secrétariat des études ESQESE, selon les besoins

Contexte opérationnel de la mission :

• Travail très occasionnel en soirée et le week-end (évènements entreprises).

Profil et compétences

• Capacités d’organisation et de planification,
• Rigueur et sens du service,
• Maîtrise avancée des outils bureautiques notamment Excel,
• Polyvalence,
• Bon relationnel, travail en équipe,
• Bonnes qualités rédactionnelles en français.

Formation : Bac+3 ou +2 avec expérience