Dans le cadre d’un remplacement à l’ESDES, il (elle) traitera l’accueil téléphonique et physique des personnels et étudiants ainsi que des opérations de secrétariat et de gestion courante en lien avec la RAU et les services scolarité des étudiants.

Tâches spécifiques :

Accueillir, orienter, et réaliser les opérations de secrétariat et de gestion courante [50 % du temps] :

• Accueil des Enseignants, Étudiants et Fournisseurs,
• Premier contact téléphonique avec l’École,
• Interface avec le service reprographie pour les enseignants vacataires,
• Établissement des QR codes des intervenants,
• Reprographie pour les enseignants,
• Tâches de secrétariat en lien avec la RAU.

Soutien aux services scolarité des étudiants [50% du temps] :

• Mise à jour des données étudiantes dans le logiciel de gestion de scolarité,
• Facturation des étudiants,
• Aide à l’organisation des examens et des surveillances,
• Aide à la diplomation des étudiants,
• Aide au suivi des absences et des notes des étudiants,
• Soutien divers au sein des services scolarité (tâches administratives).

Outils spécifiques :

Utilisation des logiciels ATLAS (gestion pédagogique), ADE SOFT (logiciel de planification)

Profil :

• Bac+2 de type BTS assistant(e) de gestion ; expérience dans le domaine universitaire ou scolaire serait un plus,
• Excellente maîtrise des outils informatiques (pack office),
• Sens de l’accueil et capacité d’adaptation aux différents publics, bon relationnel,
• Aisance rédactionnelle, personne organisée, rigoureuse, autonome,
• Sens du travail d’équipe,
• Anglais professionnel idéalement courant.