Dans le cadre d’un remplacement, en collaboration avec la Directrice de la faculté de Psychologie et rattaché(e) hiérarchiquement au R.A.U.

Principales missions :

• Gérer l’administration pédagogique pour les étudiants en Master de psychologie :
• Assurer l’accueil, le contact quotidien et la transmission de l’information pour les étudiants, les enseignants,
• Être en charge des inscriptions avec suivi,
• Organiser les rentrées des étudiants,
• Suivre les dossiers administratifs : règlements étudiants, plannings, feuilles d’émargement, absences, rattrapage des cours, emplois du temps, …
• Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques,
• Planifier les évaluations : préparation des épreuves, gestion des sujets d’examens, du déroulement des surveillances, saisies de notes et impression des bulletins…
• Assurer le reporting de certaines actions,
• Renseigner les tableaux de bord, de suivi de l’activité et veiller à la bonne réalisation de chaque tâche dans le respect des délais impartis,
• Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents…),
• Communiquer et rendre compte de son travail.

• Assurer la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par le département (journées de rentrée, conférences, colloques, journée d’études, etc…)

• Gérer la Formation Professionnelle Continue (FPC)
• Assurer l’accueil téléphonique des stagiaires, employeurs-organismes financeurs, formateurs, rédiger des mails à leur attention,
• Assurer la prospection et la constitution de fichiers clients,
• Collecter les informations pour la réalisation des plaquettes, site internet et les mettre à jour chaque année,
• Participer aux réunions mensuelles avec la Direction Pédagogique, établir les comptes rendus,
• Participer aux réunions de chaque formation avec la Direction Pédagogique et les formateurs,
• Gérer administrativement les stagiaires, employeurs-organismes financeurs, formateurs,
• Participer aux réunions qualité et aux réunions de la Direction de la Formation Professionnelle,
• Réaliser le Bilan Pédagogique et Financier annuel et les bilans de formation périodiques,
• Accompagner les formateurs et la Direction Pédagogique sur l’ensemble du process de la FPC,
• Assurer la veille réglementaire et appliquer les nouvelles normes,
• Assurer l’audit qualité récurrent de la FPC – Qualiopi.

Profil :

• Formation : Bac + 2/+3 avec une expérience souhaitée dans la gestion administrative de la Formation Professionnelle Continue et la conduite des audits qualité QUALIOPI,
• Bonne connaissance des outils informatiques de gestion et de secrétariat,
• Adaptation aux outils internes,
• Bonne capacité rédactionnelle,
• Bonne capacité d’accueil physique et téléphonique,
• Polyvalence, organisation, rigueur, fiabilité
• Sens de l’accueil,

Capacité d’adaptation aux différents publics