L’UCLy (Université Catholique de Lyon) recrute un(e) Assistant(e) pour le campus Alpes Europe d’Annecy. Ce recrutement a pour objectif de renforcer l’équipe existante du bureau de scolarité afin d’assurer le suivi de la scolarité des étudiants en Histoire.

Fort de son expertise et de ses formations reconnues, le campus de l’UCLy à Annecy propose :

• Un Bachelor in Business (Bac + 3 / grade de licence) et un cycle master du Programme Grande École de l’ESDES, seule école de management accréditée AACSB et classée parmi les meilleures business school européenne sur le territoire.
• Une Licence de Droit en convention avec l’USMB ainsi que de multiples doubles diplômes (DU criminologie, droit transfrontalier, …);
• Une Licence d’Histoire (mineureScience Politique – Géopolitique) à partir de la rentrée 2025.

Situé à 15 minutes à pied du centre-ville d’Annecy, le campus offre un cadre de travail moderne et propice à la vie étudiante. 550 étudiants sont attendus l’année prochaine. Il offre aux étudiants une large gamme de services : cafétéria, bibliothèque universitaire, espaces de travail, bureaux pour les projets associatifs.

Principales missions :

Il s’agit d’une mission polyvalente de gestion administrative de la scolarité qui s’articule autour de deux missions principales, le suivi de la scolarité et la gestion administrative.

Scolarité et administration pédagogique

• Gestion administrative de la scolarité et suivi des dossiers des étudiants dans le respect des différents règlements pédagogiques et des règles de scolarité (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes…),
• Gérer, suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (documents administratifs, choix de cours/matières, paiement de la scolarité, bourses …) et effectuer les relances,
• Relation avec les professeurs/vacataires pour l’organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement,emplois du temps…) ; et la préparation des contrats,
• Mettre à disposition les moyens logistiques pour les cours, les examens, les réunions, les évènements de la licence d’Histoire,
• Renseigner les étudiants pour toutes les questions d’ordre académique et pratique: organisation du campus, vie de l’étudiant, logement, emploi du temps, etc.,
• Suivre les emplois du temps des étudiants inscrits dans les différents programmes en lien avec le service planning et les responsables pédagogiques,
• Organiser les examens, les jurys et gérer les bulletins de notes,
• Prévoir et organiser le tri, le classement, l’archivage, l’organisation numérique des documents,
• Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.),
• Apporter des éléments d’information fiables (tableaux de suivi, etc.).

Gestion administrative et accueil

• Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d’affichage, postale, ou dématérialisée),
• Renseigner sur les offres de formation,
• Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs, lieux ou services,
• Prendre en charge les commandes de fournitures courantes ainsi que les opérations de reprographie, de reliure et de numérisation,
• Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps: organisation des cours, réunions, conférences, examens… avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT).

Profil et compétences

• Sens de l’accueil développé,
• Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, professeurs),
• Rigueur et qualités organisationnelles,
• Capacité d’adaptation, d’initiative et esprit d’équipe,
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Internet,
• Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,
• Capable de s’exprimer en anglais.

Formation : Bac + 3 avec ou sans expérience.