Dans le cadre d’un accroissement d’activité, rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U et sous sa supervision, vous contribuez à la gestion administrative et financière de la faculté en lien avec le Doyen, les Directeurs et le personnel.

Principales missions (liste non exhaustive) :

• Réaliser de tâches courantes du secrétariat (préparation et envoi d’emailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements, suivi de dossiers, appels téléphoniques, archivage de documents, saisi notes de frais, commande des fournitures…).
• Apporter un soutien opérationnel à la RAU de la Faculté et de l’ILCF (chiffrage, préparation de données, etc.), en lien avec les assistantes, les enseignants…
• Analyser et comprendre les demandes des différents interlocuteurs, accompagner et apporter une réponse
• Assurer l’interface avec les services centraux (demandes nouveaux arrivants sur la Faculté : de badges, ordinateurs, droits informatiques…),
• Gérer des dossiers administratifs (enseignant/étudiants/surveillants), créer des comptes dans Atlas, validation de charge d’activité, envoi aux enseignants.
• Gérer des contrats enseignants / intervenants sur factures, surveillants, consulter des plannings enseignants ADE …faire le suivi des factures
• Elaborer et faire vivre des tableaux de bord,
• Suivre les facturations et les encaissements des droits de scolarité,
• Mettre en place un parcours d’intégration pour tout nouvel arrivant (suivi du classeur procédure pour la partie RH)
• Connaitre le nouveau logiciel (coté scolarité et RH) et être le relai, l’accompagnateur dans le futur changement. Pouvoir palier en cas d’absence ou en cas de besoin de renfort à certaines tâches urgentes
• Gérer la rédaction du planning de présence en lien avec la RAU
• Aider, si nécessaire dans la mise en place du plan stratégique à venir
• Contribuer à la bonne ambiance et au bien-être au travail.

Qualités requises

• Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux différents publics
• Connaitre les différentes activités /diplômes de la Faculté et le rôle de chaque assistante.

Compétences nécessaires

• Respect des valeurs / savoir-être / Respect de la confidentialité,
• Autonomie
• Bon relationnel / Adaptabilité et polyvalence (accueil physique et téléphonique)
• Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat, Adaptation aux outils internes,
• Compétences rédactionnelles,
• Capacité à communiquer en anglais écrit/oral.

Formation : Bac + 2 de type BTS