Dans le cadre d’un remplacement, en collaboration avec le Directeur du Centre des Examens et rattachée hiérarchiquement à la RAU Lettres et Langues

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative et budgétaire

• Assurer le contact avec les candidats
• Assurer la transmission des informations
• Gérer les dossiers d’inscriptions aux différents examens
• Transmettre les données Cambridge en soutien sur la plateforme Esolonline,
• Préparer et envoyer des mailings (convocations, avis de résultats, avis de diplôme, QR codes)
• Assurer la mise à jour des fichiers (base de données)
• Préparation des sessions examens avec création des documents (émargements, étiquettes, seating plans,…)
• Administrer la préparation des salles d’examen (étiquetage, affichage et suivi avec les Moyens généraux (matériel et préparation de salles)
• Etablir les factures et mettre à jour le suivi de la facturation
• Tenir et mettre à jour l’outil de suivi des dépenses

Rôle institutionnel :

• Représenter le Directeur en leur absence dans la transmission de Directives, à leur demande expresse
• Représenter le Centre des Examens auprès du Public
• Remise des diplômes (candidats libres)

Gestion d’intendance :

• Gérer et suivre les commandes de fournitures
• Assurer la réception et l’envoi du courrier et colis

Profil

• Connaissance des sessions d’examens et de certification Cambridge
• Connaissance des techniques de gestion, et budgétaires
• Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat
• Compétences rédactionnelles
• Sens de l’organisation, rigueur
• Capacité à s’adapter à un public varié
• Formation : De Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle,
• Anglais niveau C1 souhaité