La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute dans le cadre d’un remplacement un(e] Assistant(e) d’lnstitut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement au décanat de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions:

Principales Fonctions :

Pour l’ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec l’équipe du secrétariat :

• Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone): apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants,
• Assurer la transmission de l’information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques…],
• Assister et assurer le suivi des étudiants pendant Ieur séjour à l’UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
• Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants,
• Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc…
• Gérer les emplois du temps.
• Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
• Gérer les bulletins de note
• Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc…
• Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,
• Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
• Préparer et suivre des réunions d’information et réaliser des comptes rendus,
• Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
• Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
• Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
• Gérer la billetterie des activités culturelles,
• Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations.
• Accompagner administrativement la mise en oeuvre des mesures liées à la qualité.
• Communication et coordination avec les équipes pédagogiques.

Profil :

• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative, Capacité à travailler en équipe,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Capacité à gérer les priorités, gestion du stress,
• Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics, Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
• Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
• Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels et plateformes : ATLAS, ADE (planification), SPARC (inscription en Iigne), eMouv (notes de frais)
• Bac+2 minimum avec expérience.