RECRUTEMENT Assistant(e) de Campus H/F

L’UCLy (Université Catholique de Lyon) poursuit son développement en Haute-Savoie. Sa business School, l’ESDES, membre de la conférence des Grandes Ecoles et sa Faculté de Droit proposent 3 programmes de formation au sein de son nouveau Campus d’Annecy :  deux bachelors et une licence de droit. Le campus Alpes Europe s’installe à la rentrée 2021 dans un nouveau bâtiment à 10 minutes à pied du centre-ville favorisant ainsi son développement quantitatif et qualitatif. 3 nouvelles promotions d’étudiants pourront ainsi être accueillies, avec un nombre d’étudiants prévu de 150 / 180 étudiants à la prochaine rentrée.

Dans ce cadre, l’UCLy Alpes Europe renforce son équipe et recrute un(e) Assistant(e) de Campus.

Principales missions :

Fonction polyvalente qui s’articule autour de deux missions principales, les moyens généraux et la scolarité étudiante.

Cette fonction est amenée à évoluer compte tenu de la montée en puissance des effectifs du personnel et des étudiants présents sur le Campus.

Moyens généraux et logistique :

  • Assurer l’accueil téléphonique, physique et par mail du public.
  • Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d’affichage ou dématérialisée).
  • Gérer le courrier postal, préparer et envoyer des mailings, plaquettes, etc.
  • Prendre en charge les commandes de fournitures administratives courantes ainsi que les opérations de reprographie, de reliure et de numérisation.
  • Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps : organisation des cours, réunions, conférences, examens… avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT).
  • Gestion des procédures d’ouverture / fermeture des locaux.
  • Suivi de la bonne exécution des contrats fournisseurs.
  • Surveillance des espaces (notamment Bibliothèque et Restauration)

Scolarité :

  • Relation avec les intervenants externes pour validation des contrats, des feuilles de présence, etc.
  • Préparation et participation aux manifestations « communication » organisées sur le Campus,
  • Interaction avec les étudiants pour toutes les questions d’ordre académique et pratique : organisation du campus, vie de l’étudiant, logement, emploi du temps, etc.
  • Gestion administrative et suivi des dossiers des étudiants dans le respect des différents règlements pédagogiques et des règles de scolarité (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes…)
  • Coordonner les emplois du temps des étudiants inscrits dans les différents programmes en lien avec le Campus Manager.
  • Interface avec les professeurs/vacataires pour l’organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement, ...)
  • Prévoir et organiser le tri, le classement, l’archivage, l’organisation numérique des documents.
  • Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.).
  • Apporter des éléments d’information fiables (tableaux de suivi, etc.).

Profil et compétences

  • Sens de l’accueil développé.
  • Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, entreprises, personnalités).
  • Rigueur et qualités organisationnelles.
  • Capacité d’adaptation, d’initiative et esprit d’équipe.
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Internet
  • Connaissance et intérêt pour les technologies numériques.
  • Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.
  • Capable de s’exprimer en anglais.

Formation :  Bac + 3 avec expérience / Bac + 4

La rémunération sera déterminée selon le profil du ou de la candidat(e) retenu(e).

Durée du temps de travail : CDI, temps complet
Poste à pourvoir : à partir du 1er Avril 2021.

DATE LIMITE DU DÉPÔT DES CANDIDATURES :  15/02/2021

Pour tout renseignement complémentaire s’adresser à Mme Valérie Lebeau, Campus Manager au 04 58 98 00 71

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